Про затвердження міської Програми розвитку архівної справи Хмельницької міської територіальної громади на 2025-2029 роки

Додаток

до рішення сесії міської ради

від 27.06.2025 року №16

 

Програма

розвитку архівної справи Хмельницької міської територіальної громади

на 2025-2029 роки

Паспорт Програми

(загальна характеристика)

 

1. Загальні положення

Програму розвитку архівної справи Хмельницької міської територіальної громади на 2025-2029 роки (далі – Програма) розроблено на виконання Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Правил роботи архівних установ України, затверджених Наказом Міністерства юстиції України 08.04.2013 №656/5, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України 18 червня 2015 року №1000/5, Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України, затверджених Наказом Міністерства юстиції України 27.11.2017 №3790/5.

Прийняття Програми зумовлено необхідністю реалізації сучасної політики та стратегії держави, спрямованої на створення й підтримання належних умов для гарантованого довічного зберігання документів Національного архівного фонду України, що мають місцеве значення, у яких знайшли зображення усі сторони соціально-економічного та культурного життя Хмельницької міської територіальної громади, та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архівного відділу Хмельницької міської ради.

Однією з неодмінних умов функціонування держави є інформаційне забезпечення, якісне та вчасне виконання якого залежить від рівня розвитку архівної справи та документотворення на місцях.

Архівна справа – галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, політико-правові, культурологічні та техніко-економічні аспекти організації зберігання архівних документів та використання інформації, що міститься в них.

Документи, що зберігаються в архівному відділі, є складовою частиною Національного архівного фонду України та світової культурної спадщини, залучаються до постійного обігу, з метою використання для задоволення інформаційних потреб суспільства та реалізації прав і законних інтересів громадян.

Саме тому діяльність архівного відділу Хмельницької міської ради спрямована на поповнення його документами Національного архівного фонду України (далі - НАФ), що утворилися внаслідок діяльності установ, підприємств та організацій міста, їх збереження та всебічне використання.

В архівному відділі знаходяться на зберіганні 16 тис. 357 справ Національного архівного фонду періоду 1944-2024 років та 23 тис. 270 справ з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, установ, організацій, які відіграють важливу роль у соціальному забезпеченні громадян Хмельницької міської територіальної громади. Вони є неповторними за їх змістовністю для громади міста і становлять історико-культурну цінність міста. За документами відділу щорічно виконуються тематичні, майнові запити та запити соціально-правового характеру.

Архівом експонуються документи на виставках, які можуть бути стаціонарними, пересувними, тимчасовими, постійно діючими, організованими архівом самостійно або спільно з бібліотеками, музеями, іншими установами. Підготовка виставок архівних документів включає: укладання історико-археографічної та бібліографічної довідки; виявлення та складання переліку документів за тематикою виставки; складання анотацій на документи; розроблення експозиційного плану виставки з рубрикацією; розроблення макета буклета (каталогу) виставки; написання прес-релізу; публікацію онлайн версії виставки для оприлюднення на веб-порталі архіву.

У разі експонування оригіналів документів їх розміщують у засклених вітринах, які замикають і опечатують. У приміщенні, де розміщують виставку, має підтримуватися режим, що забезпечує збереженість архівних документів.

Архівний відділ оприлюднює документи у засобах масової інформації шляхом підготовки тематичних, наукових, науково-популярних, рекламно-інформаційних статей, добірок документів, документальних нарисів, інтерв’ю, інформацій про події архівного життя, хронік, репортажів, прес-конференцій, організації «Днів відкритих дверей», презентацій, зустрічей з громадськістю, конференцій користувачів, лекцій, уроків для школярів, семінарів та практичних занять для студентів, екскурсій (оглядові, тематичні) тощо.

Архівний відділ досліджує історію міста Проскурова через призму архівних документів та публікує дослідження в архівних бюлетенях.

Забезпечення збереження документів – першочергове завдання, вирішення якого потребує постійної фінансової підтримки з боку держави. Відсутність такої підтримки створює проблеми, які архівний відділ не може вирішити самостійно.

Реалізація Програми надасть можливість створити умови для гарантованого зберігання та всебічного використання документів, що зберігає архівний відділ Хмельницької міської ради.

 

2. Мета та основні завдання Програми

Метою Програми є реалізація заходів, спрямованих на створення та підтримання умов для забезпечення гарантованого довічного зберігання документів НАФ місцевого значення як чинника соціального розвитку українського суспільства, їх всебічного використання та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архівного відділу Хмельницької міської ради.

Для досягнення поставленої мети передбачено вирішення наступних завдань:

1. З метою доступності та інформативності громадян та суспільства в цілому, а також забезпеченням можливості науковцям вільно працювати з історичними джерелами планується протягом 2025-2029 рр. провести оцифровування 50% документів Національного архівного фонду.

2. Створити умови для ефективного впровадження сучасних інформаційних технологій.

3. Обладнати будівлю і сховища технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного режимів зберігання архівних документів.

4. Систематично проводити заходи національно-патріотичного виховання учнівської та студентської молоді з ціллю формування модернового українського світогляду та метою формування у громадян державотворчого мислення, відчуття гідності, свободи та прагнення будувати вільну незалежну Україну з використанням документів Національного архівного фонду, що знаходяться на зберіганні в архівному відділі.

5. Увіковічнити пам’ять Героїв Хмельницької міської територіальної громади, створивши фонди особового походження Почесних громадян міста та створити архівну документальну колекцію з героїчної відсічі України російській збройній агресії.

 

3. Очікувані результати

Реалізація Програми надасть можливість:

- поповнити матеріально-технічну базу архівного відділу Хмельницької міської ради та архівних підрозділів відділів та управлінь виконавчого комітету;

- створити умови для гарантованого зберігання та всебічного використання документів архіву та забезпечити їх повноцінний захист;

- задовольняти у необхідних обсягах потреби громадян, суспільства і держави у ретроспективній інформації.

 

4. Фінансове забезпечення програми

Загальний обсяг фінансових ресурсів, необхідних для реалізації програми, становить 2018,0 тис.грн.

Фінансування проводиться коштом бюджету Хмельницької міської територіальної громади в межах розроблених на фінансування Програми асигнувань, виходячи із можливостей бюджету.

Головним розпорядником коштів є виконавчий комітет Хмельницької міської ради.

 

5. Координація роботи та контроль за виконанням програми

Загальну координацію щодо виконання програми здійснюватиме керуючий справами виконавчого комітету.

Звіт про виконання Програми надається до 02 березня року наступного за звітним роком.

 

Секретар міської ради Віталій ДІДЕНКО

Начальник архівного відділу Юрій ТЮЛЬКІН

Найменування заходу	Відповідальні за виконання	Строк вико-нання, роки	Орієн-товний обсяг фінан-сування	У тому числі за роками:	Джерела фінансування тис.грн
2025	2026	2027	2028	2029	Дер-жав-ний бюд-жет	Бюджет Хмель-ницької міської терито-ріальної громади
ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ
1. Придбання техніки та витратних матеріалів для створення належних умов зберігання документів Національного архівного фонду України та документів, що не належать до Національного архівного Фонду України, але є соціально-значущими та необхідними для соціального захисту громадян громади та використання їх інформації:
1.1. Придбання та оновлення  обладнання та устаткування для зберігання документів (принтер кольорового друку HP Color LJ M178 з Wi-Fi (4ZB96A), картридж Xerox B1025-Multifunction Printer, шафи металеві, архівні бокси, стелажі металеві на болтовому з’єднанні, шафи з поличками (без фасаду), драбини металеві, стіл письмовий (малого розміру, стельовий світильник, ремонтні роботи приміщення архіву, металеві двері, відкидні назовні металеві грати на вікно).	Виконавчий комітет, архівний відділ, загальний відділ, відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самовря-дування, відділ державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань управління з питань реєстрації, відділ роботи із зверненнями громадян, старостинський округ з центром у с.Копистин, старостинський округ з центром у с.Богданівці, старостинський округ з центром у с.Олешин, управління земельних ресурсів.	2025-2029	616,2 тис.грн	109,4 тис.грн	112,0 тис.грн	136,9 тис.грн	123,1 тис.грн	134,8 тис.грн	-	616,2 тис грн
1.2. Забезпечення вологого температурного та санітарно-гігієнічного режиму зберігання    документів: - встановлення вентиляційної системи - придбання гігрометрів -придбання бактерицидних рециркуляторів	Виконавчий комітет, архівний відділ, старостинський округ з центром у с.Копистин, старостинський округ з центром у с.Олешин	2025-2029	58,1 тис.грн	2,5 тис.грн	1,1 тис.грн	1,2 тис.грн	34,0 тис.грн	19,3 тис.грн	-	58,1 тис.грн
1.3. Забезпечення архівних приміщень засобами пожежогасіння, кріплення настінне до вогнегасника	Виконавчий комітет, старостинський округ з центром у с.Олешин, управління земельних ресурсів	2025-2029	4,4 тис.грн	1,3 тис.грн	1,0 тис.грн	1,1 тис.грн	1,0 тис.грн	-	-	4,4 тис.грн
1.4. Оцифровування документів Національного архівного фонду	Виконавчий комітет архівний відділ	2025-2029	259,0 тис.грн	259,0 тис.грн	-	-	-	-	-	259,0 тис.грн
1.5. Зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, установ, організацій	Виконавчий комітет, комунальне підприємство «Об’єднаний трудовий архів сіл, селища Хмельницького району	2025-2029	1080,0 тис.грн	200,0 тис.грн	220,0 тис.грн	220,0 тис.грн	220,0 тис.грн	220,0 тис. грн	-	1080,0 тис.грн
Всього:			2017,7 тис.грн	572,2 тис.грн	334,1 тис.грн	359,2 тис.грн	378,1 тис.грн	374,1 тис.грн		2017,7 тис.грн