Керівник:
Загальний відділ Хмельницької міської ради створений міською радою з метою забезпечення ведення діловодства у міській раді, на основі єдиної системи діловодства.
Основним завданням відділу є встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами, тимчасове зберігання архівних документів, що нагромаджуються за час діяльності міської ради та виконавчого комітету, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
веде діловодство в апараті виконавчого комітету;
розробляє та складає зведену номенклатуру справ виконавчого комітету, забезпечує контроль за правильністю формування справ;
розробляє нормативні документи щодо діловодства в міській раді та її виконавчих органах;
приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію та внутрішню документацію виконавчого комітету, веде реєстраційну, контрольну та довідкову картотеки;
проводить реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції виконавчого комітету;
забезпечує контроль за строками виконання актів органів влади вищого рівня, інших службових документів, що підлягають контролю;
вживає заходів до скорочення термінів проходження, виконання документів, забезпечує їх зберігання та оперативний пошук;
здійснює контроль за дотриманням єдиної системи діловодства, виконання встановлених правил роботи з документами у виконавчих органах міської ради;
готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства;
сприяє уніфікації та скороченню форм використання документів;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів;
узагальнює, аналізує, інформує про результати проходження та виконання документів;
організовує і забезпечує організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, нарад, інших заходів;
забезпечує оприлюднення проектів рішень на сайті міської ради згідно з вимогами Закону України «Про доступ до публічної інформації», слідкує за термінами оприлюднення проектів рішень до засідання виконкому;
здійснює реєстрацію і розмноження розпорядчих документів міського голови, виконавчого комітету, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян, у необхідних випадках видає копії, виписки і довідки прийнятих рішень та розпоряджень;
здійснює публікацію рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови на сайті міської ради згідно з вимогами Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
здійснює оформлення, облік і зберігання протягом встановленого строку протоколів засідань виконавчого комітету, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови;
створює і веде бази даних розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету;
забезпечує роботу приймалень міського голови та його заступників;
здійснює попередній розгляд кореспонденції, адресованої міському голові, заступникам міського голови;
приймає від виконавчих органів міської ради та зберігає архівні документи з різними видами матеріальних носіїв інформації згідно зведеної номенклатури справ;
контролює стан зберігання та правильність оформлення документів у виконавчих органах міської ради;
перевіряє відповідність формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
веде облік документів Національного архівного фонду та щорічно подає відомості про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правил), архівному відділу міської ради;
проводить попередню експертизу цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складає та подає на розгляд експертної комісії міської ради проекти описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
організовує користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
готує, передає та транспортує документи Національного архівного фонду до архівного відділу міської ради;
бере участь у розробці та виданні довідників, посібників, необхідних для роботи виконавчого комітету;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікативної системи діловодства в установі;
надає адміністративні послуги;
організовує роботу з документами, що містять службову інформацію;
здійснює попередній розгляд, опрацювання, облік, систематизацію запитів на інформацію, що надходять на адресу міського голови та його заступників, секретаря міської ради відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
надає методичну допомогу та організовує навчання для виконавчих органів міської ради, підприємств та закладів міської комунальної власності з питань роботи із запитами на інформацію;
контролює своєчасне надання відповідей на запити на інформацію;
щорічно аналізує стан роботи із запитами на інформацію, готує аналітичні матеріали, висновки та пропозиції;
забезпечує культуру діловодства, сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб виконавчих органів міської ради;
здійснює підготовку та візування проектів рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу;
забезпечує методичне керівництво по організації роботи з документами в виконавчих органах міської ради.
